Die Kartause Ittingen, ein bekannter Hotel- und Gastronomiebetrieb, hat eine umfassende digitale Transformation abgeschlossen. Durch die Modernisierung nahezu aller Kernsysteme konnte der Betrieb nicht nur die Effizienz steigern und die Mitarbeiter entlasten, sondern auch die Qualität der Gästebetreuung deutlich verbessern. Das Projekt dient als Beispiel dafür, wie Technologie gezielt eingesetzt werden kann, um traditionelle Gastfreundschaft zu stärken.
Der Wandel umfasste die Einführung neuer Softwarelösungen für Hotelmanagement, Gastronomie, Eventplanung und Preisgestaltung. Rund eineinhalb Jahre nach der Umstellung sind die Ergebnisse spürbar: automatisierte Prozesse, verlässliche Daten und mehr Zeit für das Wesentliche – den Gast.
Die wichtigsten Punkte
- Die Kartause Ittingen ersetzte veraltete IT-Systeme durch eine moderne, integrierte Softwarelandschaft.
- Neue Lösungen wie Mews, Lightspeed und Aleno wurden für Hotel, Restaurant und Tischreservationen eingeführt.
- Das Projekt zielte darauf ab, Mitarbeiter zu entlasten, Prozesse zu automatisieren und die Gästebetreuung zu intensivieren.
- Die Ergebnisse zeigen optimierte Verkaufsstrategien, gesteigerte Umsätze und eine höhere betriebliche Effizienz.
Die Ausgangslage: Manuelle Prozesse und veraltete Systeme
Vor der Transformation stand die Kartause Ittingen vor einer wachsenden Herausforderung. Die bestehende IT-Infrastruktur, insbesondere das Hotelverwaltungssystem Fidelio Suite 8, wurde nicht mehr weiterentwickelt und konnte mit den steigenden Anforderungen nicht Schritt halten. Viele Arbeitsabläufe waren manuell und zeitaufwendig, was wertvolle Ressourcen band.
Die steigende Nachfrage in verschiedenen Geschäftsbereichen wie Seminaren, Hochzeiten, Events und Individualtourismus machte eine Modernisierung unumgänglich. Das Management erkannte, dass die alte Technologie die Effizienz bremste und die Mitarbeiter von ihrer Hauptaufgabe abhielt: der persönlichen Betreuung der Gäste.
Herausforderungen in der Hotellerie
Viele etablierte Hotelbetriebe stehen vor ähnlichen Problemen. Veraltete Property Management Systeme (PMS) sind oft nicht flexibel genug, um moderne Vertriebskanäle anzubinden oder Prozesse wie Online-Check-in und dynamische Preisgestaltung zu automatisieren. Eine Systemumstellung ist komplex, aber oft notwendig, um wettbewerbsfähig zu bleiben und den Erwartungen der Gäste gerecht zu werden.
Die Ziele für das Projekt wurden klar definiert. Es ging nicht nur um die Einführung neuer Technik, sondern darum, Ressourcen zu schonen, die Mitarbeiter zu entlasten und Abläufe so zu gestalten, dass mehr Zeit für die direkte Interaktion mit den Gästen bleibt. Die digitale Transformation sollte als Werkzeug dienen, um den Service zu verbessern und das Wachstum nachhaltig zu sichern.
Die Auswahl der richtigen technologischen Partner
Nach einer detaillierten Analyse der bestehenden Prozesse und der zukünftigen Anforderungen begann die Suche nach passenden Softwarelösungen. Das Projektteam, unterstützt von den Beratern von COM.CIERGE, entschied sich für eine umfassende Erneuerung der Kernsysteme.
Valentin Bot, der Direktor der Kartause Ittingen, arbeitete eng mit Dominik Gisler und Elina Jungo von COM.CIERGE zusammen, um Preisgestaltung, Distribution und Verkaufsstrategien zu analysieren. Diese Analyse bildete die Grundlage für die Auswahl der neuen Systeme.
Ein neues Ökosystem für alle Bereiche
Für die unterschiedlichen Geschäftsbereiche wurden spezialisierte Lösungen gewählt, die über Schnittstellen miteinander kommunizieren:
- Property Management System (PMS): Die Wahl fiel auf Mews, eine moderne, cloudbasierte Plattform, die flexible und automatisierte Abläufe im Hotelbetrieb ermöglicht.
- Gastronomie: Für das Restaurant wurde die Kassenlösung Lightspeed eingeführt. Die Tischreservationen werden nun über die Software Aleno abgewickelt.
- Eventmanagement: Der komplexe Bereich der Veranstaltungsplanung wird mit Think gesteuert, einer auf Salesforce basierenden Lösung, die den gesamten Prozess von der Anfrage bis zur Durchführung digital abbildet.
- Revenue Management: Um die Preisgestaltung zu professionalisieren und die Erträge zu optimieren, wurde das System Duetto implementiert.
Diese Auswahl zeigt einen klaren Trend in der Branche: Statt einer einzigen Software für alles setzen Betriebe vermehrt auf ein Ökosystem aus spezialisierten, aber gut vernetzten Anwendungen.
Umsetzung: Ein Spagat zwischen Projekt und Tagesgeschäft
Die Einführung einer komplett neuen IT-Landschaft in einem laufenden Betrieb ist eine grosse Herausforderung. Eine sorgfältige Planung war daher entscheidend für den Erfolg des Projekts.
„Eine Systemumstellung in diesem Umfang erfordert eine detaillierte Planung“, betont Elina Jungo, die als Projektleiterin bei COM.CIERGE für das Revenue Management und weitere Bereiche zuständig war.
Nachdem die strategische Ausrichtung klar war, folgte die technische Umsetzung. Systemparameter wurden definiert, Schnittstellen zwischen den verschiedenen Programmen eingerichtet und die Daten aus den alten Systemen migriert. Parallel dazu investierte die Kartause Ittingen in die intensive Schulung des gesamten Teams.
Mitarbeiter im Zentrum des Wandels
Ein entscheidender Faktor für den Erfolg war die klare Kommunikation an die Mitarbeiter. Die Botschaft lautete: Die Technologie soll die Arbeit erleichtern, nicht verkomplizieren. Prozesse sollten nicht in ein System gezwungen werden, sondern das System muss die Prozesse unterstützen. Um die Umstellung erfolgreich zu bewältigen, stellte die Kartause intern zusätzliche personelle Ressourcen bereit.
Die Schulungen waren praxisorientiert und darauf ausgelegt, den Mitarbeitern die Vorteile der neuen Werkzeuge zu vermitteln. Dieser Ansatz half, Akzeptanz zu schaffen und sicherzustellen, dass die neuen Systeme von Anfang an effizient genutzt wurden.
Die Ergebnisse: Mehr Effizienz und Fokus auf den Gast
Heute, rund eineinhalb Jahre nach Abschluss des Grossprojekts, sind die positiven Veränderungen im gesamten Betrieb der Kartause Ittingen spürbar. Die Automatisierung hat viele manuelle Aufgaben überflüssig gemacht.
Verkaufsstrategien, Preise und Verfügbarkeiten werden nun zentral über das Revenue-Management-System Duetto gesteuert und automatisch an alle Vertriebskanäle ausgespielt. Dies sorgt für eine konsistente und optimierte Preispolitik. Eventanfragen laufen vollständig digital ab, wodurch die Rezeption jederzeit über den aktuellen Stand informiert ist, ohne manuelle Rückfragen tätigen zu müssen.
Die Resultate lassen sich in konkreten Vorteilen zusammenfassen:
- Verlässliche Steuerungsdaten: Das Management hat jederzeit Zugriff auf Echtzeitdaten, die fundierte Geschäftsentscheidungen ermöglichen.
- Optimierte Verkaufsstrategien: Durch die Automatisierung können dynamische Preismodelle effizient umgesetzt werden, was zu einer Umsatzsteigerung führt.
- Entlastung der Mitarbeiter: Weniger administrative Aufgaben bedeuten mehr Zeit für die persönliche Betreuung der Gäste, was sich direkt auf die Servicequalität auswirkt.
- Zukunftsfähigkeit: Die moderne Systemlandschaft mit ihren offenen Schnittstellen ermöglicht es der Kartause Ittingen, zukünftige Innovationen wie gezieltes Upselling und Cross-Selling einfach zu integrieren.
Das Projekt in der Kartause Ittingen zeigt, dass Digitalisierung im Gastgewerbe weit mehr ist als nur die Einführung von Software. Es ist ein strategischer Prozess, der Menschen, Abläufe und Technologie in Einklang bringt, um ein nachhaltiges Wachstum und ein besseres Gästeerlebnis zu schaffen.
